Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungsfristen

Schon vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit sind umfangreiche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu beachten, vor allem im Rahmen der Buchführung und für steuerliche Zwecke.

1. Aufzeichnungspflichten

Zusätzlich zu den Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Aufzeichnungspflichten, die sich insbesondere aus dem Einkommen- und Umsatzsteuergesetz ergeben.

a) Aufzeichnungspflichten nach dem EStG

Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen folgende beschränkt abziehbare Betriebsausgaben einzeln und gesondert aufgezeichnet werden:

  • Geschenke;
  • Bewirtungskosten;
  • Kosten der Beherbergung;
  • Aufwendungen im Zusammenhang mit der Jagd oder Fischerei, Segel- oder Motorjachten und die damit zusammenhängenden Bewirtungen;
  • Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer;
  • Unangemessene Aufwendungen.

Dies bedeutet, dass für die vorgenannten Kostengruppen im Rahmen der Buchführung einzelne Konten zu führen sind. Auf diesen Konten dürfen keine anderen Aufwendungen erfasst werden. Andererseits entfällt die Berechtigung zum Abzug dieser Aufwendungen.

Nach § 6 Abs. 2 EStG ist ein gesondertes Verzeichnis für geringwertige Wirtschaftsgüter anzulegen.

Bei Beschäftigung von Arbeitnehmern ist für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto zu führen, §§ 41 EStG, § 4 LStDV.

b) Aufzeichnungspflichten nach dem UStG

Auch aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben sich umfangreiche Aufzeichnungspflichten.

Nach § 22 UStG sind Umsatzerlöse und Betriebsausgaben getrennt nach den jeweiligen Steuersätzen und getrennt nach Steuerpflicht bzw. -freiheit zu erfassen. Das gleiche gilt für gezahlte und erhaltene Anzahlungen.

Entnahmen zum Eigenverbrauch bzw. unentgeltliche Wertabgaben sind ebenfalls gesondert zu erfassen nach Datum, Gegenstand und Empfänger.

Für Einfuhren von Waren in die BRD gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht.

2. Aufbewahrungspflichten

Alle steuerrechtlich bedeutsamen Unterlagen müssen zu Zwecken der Überprüfung durch die Finanzverwaltung für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Nach § 147 AO müssen folgende Unterlagen für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Organisationsunterlagen;
  • Handels- und Geschäftsbriefe;
  • Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse können die genannten Unterlagen auch auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Das Risiko der Lesbarmachung und deren Kosten trägt jedoch der Unternehmer.

Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Für alle anderen bedeutsamen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.

Achtung: Die Aufbewahrungsfristen können sich sogar verlängern, wenn eine steuerliche Außenprüfung oder ein Rechtsmittelverfahren die betreffenden Wirtschaftsjahre betrifft.

Bei fehlenden Aufzeichnungen oder Belegen ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, d.h. zusätzliche Einnahmen anzunehmen oder geltend gemachte Ausgaben zu kürzen.

Im einzelnen gelten folgenden Aufbewahrungsfristen:

a) 10 Jahre:

  • Bilanzen und Gewinnermittlungen, incl. Eröffnungsbilanzen, Zwischenbilanzen;
  • Ausfuhrunterlagen, Buchungsbelege, Kontoauszüge;
  • Ein- und Ausgangsrechnungen, § 14b UStG;
  • Inventare,Grundstücksverzeichnisse, Buchungsjournale;
  • Kassenbücher, Lieferscheine, Lohnbelege, Quittungen;
  • Reisekostenabrechnungen, Sachkonten, Vermögensverzeichnisse;
  • Warenein- und ausgangsbücher;
  • Begleitunterlagen bei Zollanmeldungen.

b) 6 Jahre:

  • Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsunterlagen;
  • Angebote und Preislisten;
  • Betriebsprüfungsberichte;
  • Bewirtungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Darlehensunterlagen;
  • Gehaltslisten, Geschäftsbriefe;
  • Unterlagen für Investitionszulagen, Kalkulationen;
  • Mahnbescheide, Prozeßakten, Schadensunterlagen und Korrespondenz;
  • Verträge.

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