Anforderungen an ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Fehler oder Lücken im Fahrtenbuch können für den Unternehmer oft sehr teuer ausfallen, weil das Finanzamt ein Fahrtenbuch sehr genau prüft. Seit 2006 können die Nachteile noch schlimmer werden. Es lohnt sich daher, die Anforderungen des Finanzamt an ein Fahrtenbuch genau zu kennen.
Unternehmer müssen für die private Nutzung eines gemischt genutzten Kfz einen privaten Nutzungswert ermitteln und versteuern. Bislang konnte der Nutzungswert in allen Fällen einfach nach der 1 %- Pauschalmethode berechnet werden. Bei Fahrzeugen mit hohen Listenpreisen und/oder geringer privater Nutzung ist die Ermittlung des privaten Nutzungswert nach der Fahrtenbuch- Methode steuerlich deutlich vorteilhafter. Allerdings ist das Führen eines Fahrtenbuch auch mit erheblich mehr Aufwand verbunden und die Finanzverwaltung stellt an das Fahrtenbuch hohe Anforderungen. Nicht selten wird das Fahrtenbuch im Rahmen einer Betriebsprüfung mangels ordnungsgemäßer Führung nicht anerkannt. In den meisten Fällen liegen nur unwesentliche Fehler oder Lücken vor, die für den Steuerpflichtigen jedoch sehr teuer werden können.
Inhalt:
1. Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch?2. Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteil
3. Anforderungen an ein Fahrtenbuch
4. Konsequenzen aus fehlerhaftem Fahrtenbuch
5. Erleicherungen für bestimmte Berufsgruppen
1. Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch?
Das Führen eines Fahrtenbuch ist neben der 1%- Regelung die andere Alternative, den Anteil der Privatfahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb an der Gesamtfahrleistung zu ermitteln.
In diesen Fällen lohnt sich die Führung eines Fahrtenbuch:
- Niedriger Anteil der Privatfahrten.
- Geringe Fahrzeug- Gesamtkosten (bereits abgeschrieben, Gebrauchtwagen, insgesamt wenige Fahrten).
2. Ermittlung des betrieblichen Nutzungsanteil
Gewerbliche Unternehmer, Freiberufler und andere Selbstständige, die ihren Pkw dem Betriebsvermögen zugeordnet haben, setzen sämtliche Fahrzeugkosten als Betriebsausgaben ab. Für die private Nutzung des Fahrzeug wird dagegen ein Nutzungswert (= Entnahme) ermittelt und als Betriebseinnahme erfasst, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Sätze 2 und 3 EStG.
a) Betrieblicher Nutzungsanteil über 50%
Liegt der betriebliche Nutzungsanteil über 50 %, kann der private Nutzungswert nach der 1%- Regelung oder nach der Fahrtenbuch- Methode ermittelt werden. Vgl. im Einzelnen den Beitrag zur Besteuerung gemischt genutzter Fahrzeuge.
b) Betrieblicher Nutzungsanteil unter 50%
Liegt der betriebliche Nutzungsanteil unter 50 %, muss der private Nutzungswert mit den anteiligen tatsächlichen Gesamtkosten angesetzt werden. Der Wert der Betriebseinnahmen (= Entnahmewert) entspricht dem Teil der Fahrzeug- Gesamtkosten, der dem Anteil der privaten Fahrten an der Gesamtfahrleistung entspricht, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG 2006. Vgl. im Einzelnen den Beitrag zur Besteuerung gemischt genutzter Fahrzeuge.
Für den Nachweis des Nutzungsanteil werden anerkannt:
- formlose Aufzeichnungen,
- ein "einfaches" Fahrtenbuch,
- ein "ordnungsgemäßes" Fahrtenbuch,
Ausführliche Erläuterungen bietet der Beitrag zur Besteuerung gemischt genutzter Fahrzeuge.
3. Anforderungen des Finanzamt an ein Fahrtenbuch
Beim Fahrtenbuch handelt sich um einen Eigenbeleg des Unternehmer zum Nachweis, welche Fahrten betrieblich veranlasst waren. Da es keine gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Führung eines Fahrtenbuch gibt, haben Finanzverwaltung und Rechtsprechung hierzu sehr strenge Regeln aufgestellt, die das Finanzamt im Einzelfall auch streng anwendet:
a) Das Fahrtenbuch muss in sich geschlossen sein.
Nach der Rechtsprechung des BFH müssen die Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch in einer gebundenen oder zumindest in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden, so dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen ausgeschlossen oder zumindest als solche erkennbar sind. Eine lose Ansammlung einzelner Daten ohne äußeren Zusammenhang ist daher schon in begrifflicher Hinsicht kein Fahrtenbuch (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 410)
Ein elektronisches Fahrtenbuch genügt diesen Anforderungen nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den Daten technisch ausgeschlossen sind oder in der Datei dokumentiert werden. Ein elektronisches Fahrtenbuch mittels Excel ist daher nicht ausreichend (BFH, Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 410). Das Gleiche gilt für ein Fahrtenbuch in Form einer Ansammlung loser Blätter.
Achtung: Hände weg von kostenlosen Vorlagen oder einem Freeware Fahrtenbuch!
b) Das Fahrtenbuch muss fortlaufend geführt werden.
Das Fahrtenbuch muss ohne Unterbrechungen für ein ganzes Jahr geführt werden. Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch für einen repräsentativen Zeitraum sind nicht ausreichend. Die Fahrten müssen geordnet und in der zeitlichen Reihenfolge im Fahrtenbuch erfasst werden.
c) Die einzelnen Fahrten müssen zeitnah erfasst werden.
Das Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Ein Fahrtenbuch ist nicht mehr ordnungsgemäß, wenn es unregelmäßig anhand von losen Notizen geführt wird (BFH, Urteil vom 9.11.2005, BStBl. 2006 II S. 408)
d) Genaue Dokumentation betrieblicher Fahrten.
Insbesondere betriebliche Fahrten müssen äußerst sorgfältig erfasst und dokumentiert werden (BFH, Urteil vom 16.3.2006, BStBl. 2006 II S. 625). Folgende Eintragungen müssen dabei mindestens im Fahrtenbuch erfasst werden:
- Datum,
- Reiseziel,
- Reisezweck, d.h. besuchte Kunden oder Geschäftspartner bzw. betriebliche Veranlassung,
- Gesamtkilometer bei Abschluss der Fahrt,
- Reiseroute bei Umwegen.
Wird eine betriebliche Fahrt durch eine privat veranlasste Nutzung unterbrochen, muss dies im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Hierzu ist der Kilometerstand bei Abschluss der betrieblichen Fahrt zu erfassen. Die Fortsetzung der betrieblichen Fahrt nach privater Nutzung ist also als neue Fahrt im Fahrtenbuch zu erfassen. Alle Angaben im Fahrtenbuch müssen aus sich heraus verständlich und nachvollziehbar sein. Es ist jedoch zulässig, Abkürzungen zu verwenden, wenn die entsprechenden Kürzel entweder aus sich heraus verständlich oder auf einer mit dem Fahrtenbuch fest verbundenen Anlage näher erläutert sind.
e) Vollständige Erfassung aller Fahrten.
Sämtliche Fahrten mit dem Fahrzeug müssen vollständig und lückenlos im Fahrtenbuch dokumentiert werden. Hierzu muss jede einzelne Fahrt eingetragen werden, untergliedert nach betrieblicher bzw. privater Veranlassung. Trennen Sie daher strikt zwischen betrieblich veranlassten Fahrten, Privatfahrten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und erfassen Sie diese jeweils gesondert im Fahrtenbuch.
4. Konsequenzen aus einem fehlerhaften Fahrtenbuch
Ist auch nur eine der oben genannten Anforderungen an das Fahrtenbuch nicht erfüllt, wird das Fahrtenbuch mangels ordnungsgemäßer Führung nicht anerkannt. Ersatzweise wird die 1 %-Regelung angewendet, d.h. Unternehmer müssen den hiernach ermittelten Wert der Privatnutzung als Betriebseinnahme versteuern. Dies kann bei einem Fahrzeug mit hohem Listenpreis sehr teuer werden.
5. Erleichterungen beim Führen eines Fahrtenbuch für bestimmte Berufsgruppen
Folgende Berufsgruppen genießen Erleichterungen beim Führen eines Fahrtenbuch:
a) Handelsvertreter
Handelsvertreter mit täglich wechselnden Auswärtstätigkeiten brauchen nur anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben über Reiseroute und Entfernungen sind nur dann erforderlich, wenn zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern eine größere Differenz besteht (BMF- Schreiben vom 21.1.2002, BStBl. 2002 I S. 148, Tz. 20). Regelmäßig besuchte Kunden können in einem separaten Verzeichnis mit Nummern aufgelistet werden und im Fahrtenbuch mit der entsprechenden Nummer abgekürzt werden.
b) Taxifahrer, Fahrlehrer, Kuriere
Taxifahrer, Fahrlehrer und Kuriere tragen täglich zu Beginn und zum Ende den Kilometerstand ein mit der Angabe "Fahrten im Pflichtfahrgebiet", "Lehrfahrten", „Fahrschulfahrten". Bei Fahrten über dieses Gebiet hinaus muss das Reiseziel angegeben werden (BMF-Schreiben vom 21.1.2002, BStBl. 2002 I S. 148, Tz. 21).
c) Berufsgeheimnisträger
Für sog. Berufsgeheimnisträger, wie Anwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind Erleichterungen hinsichtlich Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner vorgesehen. Hier genügt lediglich die Eintragung "Mandantenbesuch" bzw. "Patientenbesuch". Die aufgesuchten Mandanten bzw. Patienten müssen jedoch in einem gesonderten Verzeichnis festgehalten werden, sodass eine Verknüpfung von Fahrtenbuch und Verzeichnis leicht und einwandfrei möglich ist (OFD München vom 18.1.2001, DStR 2001 S. 850).
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