Gesetzliche Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Seit 2007 sind für kaufmännische Geschäftsbriefe einige Pflichtangaben gesetzlich vorgeschrieben. Dies betrifft vor allem eingetragene Unternehmer und Gesellschaften, insbesondere die GmbH. Als Geschäftsbriefe gelten auch E- Mails, Faxschreiben, Postkarten, Auftragsbestätigung oder Angebot.
Geschäftsbriefe sind das Aushängeschild eines Unternehmen und meistens auch Ersatz einer Visitenkarte. Daher sollte man auf eine ordnungsgemäße Form der Geschäftsbriefe und auf vollständige und aktuelle Firmenangaben achten.
Inhalt:
1. Allgemeines über Geschäftsbriefe2. Was sind Geschäftsbriefe?
3. Was sind keine Geschäftsbriefe?
4. Gesetzlich vorgeschriebene Angaben auf einem Geschäftsbrief
a) Nicht eingetragenes Einzelunternehmen (= Kleinunternehmer)
b) Gesellschaft bürgerlichen Rechts
c) Eingetragenes Einzelunternehmer (= e.K.)
d) OHG und KG
e) GmbH & Co. KG
f) GmbH
g) AG
5. Pflichtangaben auf Rechnungen
6. Sonstiges
1. Allgemeines über Geschäftsbriefe
Es wird durch das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG) neu geregelt, welche Pflichtangaben Geschäftsbriefe enthalten müssen. Geändert wurden die entsprechenden Regelungen für Gesellschaften, die im Handelsregister oder Genossenschaftsregister eingetragen sind. Im einzelnen sind das folgende Regelungen:
Für Geschäftsbriefe der Kleinunternehmer ohne Eintragung einer Firma im Handelsregister gilt: Seit dem 22.05.2007 müssen alle Geschäftsbriefe zusätzlich zum ausgeschriebenen Vor- und Zunamen eine ladungsfähige Anschrift angeben.
Bei der Gestaltung der Geschäftsbriefe sind insbesondere folgende gesetzliche Vorschriften zu beachten:
- § 15 b GewO,
- §§ 37a, 125a, 177a HGB,
- § 35a GmbHG und
- § 80 AktG.
Durch die geforderten Pflichtangaben sollen Geschäftspartner in die Lage versetzt werden, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung anhand der Geschäftsbriefe über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmen zu informieren. Insbesondere die Angabe der Handelsregisternummer ermöglicht es einem neuen Geschäftspartner, sich beim Registergericht Auskünfte über die Firma einzuholen.
2. Was sind Geschäftsbriefe?
Als Geschäftsbriefe gelten in der Regel
der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung an einen oder mehrere Empfänger außerhalb des Unternehmen;
alle Nachrichten, die mit Hilfe neuer Telekommunikationssysteme übermittelt werden und beim Empfänger in Schriftform, d.h. als Papier oder auf dem Bildschirm ankommen. Dies betrifft insbesondere geschäftliche E-Mails.
Als Beispiele für Geschäftsbriefe sind zu nennen:
- Briefe jeglicher Art,
- Angebote,
- Auftragsbestätigung und Anfragebestätigung,
- Rechnungen,
- Quittungen,
- Bestellungen,
- Mängelanzeigen.
Grundsätzlich müssen Geschäftsbriefe die gesetzlich geforderten Angaben enthalten, mit dem im Einzelfall der erste schriftliche Kontakt zwischen den Geschäftspartnern hergestellt wird.
3. Was sind keine Geschäftsbriefe?
Nicht als Geschäftsbriefe gelten:
- der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen eines Unternehmen;
- Lieferscheine,
- Empfangsscheine,
- Abholbenachrichtungen.
Darüber hinaus gelten alle Nachrichten an einen unbestimmten Personenkreis nicht als Geschäftsbriefe im Sinne der oben genannten Regelungen. Dies betrifft insbesondere:
- Werbeschriften,
- Postwurfsendungen und
- Zeitungsanzeigen.
4. Welche Angaben sind gesetzlich vorgeschrieben für Geschäftsbriefe?
Der Umfang der gesetzlich geforderten Pflichtangaben für Geschäftsbriefe richtet sich in erster Linie nach der Rechtsform des Unternehmen.
a. Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen
Geschäftsbriefe nicht eingetragener Gewerbetreibender müssen neben dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen auch eine ladungsfähige Anschrift angeben.
b. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft)
Geschäftsbriefe der BGB- Gesellschaft müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen enthalten. Auch hier müssen die Geschäftsbriefe eine ladungsfähige Anschrift der Gesellschaft enthalten.
c. Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen
Die Geschäftsbriefe eines Kaufmann müssen folgende Angaben enthalten:
- den Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine gebräuchliche Abkürzung, wie z.B. „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“;
- den Ort der Handelsniederlassung;
- das Registergericht und die Handelsregisternummer.
Hier ist es nicht erforderlich, über den Vor- und Familiennamen des Firmeninhabers zu informieren.
d. Offene Handelsgesellschaft (oHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
Die Geschäftsbriefe einer Offenen Handelsgesellschaft bzw. einer Kommanditgesellschaft müssen folgende Angaben enthalten:
- die Angabe des Firmennamens in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- die Rechtsform „Offene Handelsgesellschaft“ bzw. „Kommanditgesellschaft“ oder eine gebräuchliche Abkürzung, wie z.B. „oHG“ bzw. „KG“;
- den Sitz der Gesellschaft
- das Registergericht und die Handelsregister-Nummer.
e. GmbH & Co. KG; GmbH & Co. oHG ; AG & Co. KG und AG & Co . oHG etc.
Bei einer Personengesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, müssen Geschäftsbriefe neben den für die oHG bzw. KG vorgeschriebenen Angaben auch die Firma des persönlich haftenden Gesellschafters und die spezifischen Angaben für diese Gesellschaft angeben. Dies gilt an erster Stelle für die GmbH & Co. KG, die zahlenmäßig wohl am häufigsten ist.
f. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Die Geschäftsbriefe der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (= GmbH) müssen über folgende Firmenangaben informieren:
- den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- die Rechtsform der Gesellschaft;
- den Sitz der Gesellschaft;
- das Registergericht sowie die Handelsregisternummer;
- alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
- den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat.
Enthalten die Geschäftsbriefe der GmbH Informationen über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss das Stammkapital angegeben werden. Sind noch nicht alle Einlagen eingezahlt, die in Geld geleistet werden müssen, ist der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben. Wird die Gesellschaft liquidiert, müssen die Geschäftsbriefe eine entsprechende Information angeben. Anstelle der Geschäftsführer enthalten die Geschäftsbriefe dann die Namen der Liquidatoren.
g. Aktiengesellschaft (AG)
Die Geschäftsbriefe der Aktiengesellschaft (= AG) müssen folgende Angaben enthalten:
- den vollständigen Firmennamen in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
- die Rechtsform der Gesellschaft;
- den Sitz der Gesellschaft;
- das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
- alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstandes muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden;
Falls sich die Gesellschaft in Abwicklung befindet, ist ein entsprechender Hinweis hierzu notwendig.
Enthalte die Geschäftsbriefe der AG Angaben über das Kapital der Gesellschaft (nicht zwingend erforderlich!), muss das Grundkapital angegeben werden. Ferner muss der Gesamtbetrag der noch ausstehenden Einlagen angegeben werden, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag noch nicht vollständig eingezahlt ist. Befindet sich die AG in Liquidation, muss darauf hingewiesen werden mit Benennung aller Abwickler und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats.
5. Pflichtangaben auf Rechnungen
Durch das Steueränderungsgesetz, das am 01.01.2004 in Kraft getreten ist, wurden die Pflichtangaben auf Rechnungen neu geregelt. Zu den Einzelheiten gibt es einen gesonderten Beitrag über die gesetzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen.
6. Sonstiges
Zu der graphischen Gestaltung der Geschäftspapiere gibt es keine Bestimmungen, d.h. die Größe, die Reihenfolge und der Ort der Pflichtangaben kann frei gewählt werden. In den meisten Fällen erscheinen die oben genannten Pflichtangaben in der Fußzeile.
Vorsicht bei Angaben auf der Rückseite der Geschäftsbriefe, da diese insbesondere bei Faxschreiben oft nicht gesendet wird.
Zusätzliche Angaben sind jederzeit zulässig. Es ist in diesem Sinne empfehlenswert, neben der genauen Anschrift auch eine
- Telefon- und Telefaxnummer sowie
- eine E-Mail-Adresse
- die Bankverbindung des Unternehmens
anzugeben.
Die Angabe einer Homepage ist ebenfalls hilfreich.
Bei Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften kann das Registergericht ein Zwangsgeld bis zu 5.000,00 Euro festsetzen.
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