1 x 1 der Geschäftsbriefe

In vielen Situationen ist es für einen Unternehmer unverzichtbar, einen Geschäftsbrief zu verwenden, sei es in Form eines Schreibens per Post oder elektronisch per e-mail. Ein förmliches Schreiben ist immer dann angesagt, wenn Sie etwas "schwarz auf weiß" festzuhalten haben. Ein Geschäftsbrief sagt mehr über ein Unternehmen aus, als dies manchem Unternehmer bewusst ist. Neben Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik entscheidet auch der Stil eines Geschäftsbriefs darüber, wie er auf den Empfänger wirkt.

Inhalt:

1. Überlegungen zu Beginn eines Geschäftsbrief

Bevor Sie mit einem Geschäftsbrief beginnen, sollten die folgenden Fragen zumindest gedanklich geklärt sein:

• Warum schreibe ich?
• Was ist der Zweck meines Geschäftsbriefs?
• Wer ist der Empfänger meines Geschäftsbriefs?
• Wie wird/soll er auf mein Geschäftsbrief reagieren? 
• Was muss/will der Empfänger wissen?
• Was ist für ihn wichtig?
• Schreibe ich einen förmlichen Brief oder reicht eine E-mail?

Nach Beantwortung dieser Fragen lässt sich der Stil und die Form des Geschäftsbriefs an den Empfänger und an die Veranlassung anpassen. Gehen Sie davon aus, dass der Empfänger sehr beschäftigt ist und sich freut, wenn er die relevanten Informationen vollständig und schnell aus dem Brief entnehmen kann. Die Entscheidung zwischen förmlichem Brief und E-mail ist neben vielen anderen Aspekten auch vor allem davon abhängig, ob dem Schreiben eine Beweisfunktion übernimmt (z.B. Auftragsbestätigung, Bestellung, Kündigung oder Mahnung). 

2. Grundlegende Hinweise zum Geschäftsbrief

Schreiben Sie bewusst und überlegt und vermeiden Sie irgendwelche Floskeln. Geschäftsbriefe beginnt man nicht mit "Ich", weil dies von vielen Geschäftsleuten nach wie vor als unschön empfunden wird. Bleiben Sie neutral, sachlich und ungezwungen. Eine überhöhte Ausdrucksweise mit dem krampfhaften Bemühen um eine gewählte Sprache führt meistens nicht zum gewünschten Erfolg. 

So macht man es also nicht:

"Ihren geschätzten Brief in Händen haltend, habe ich mir erlaubt, dazu höflichst anzumerken, dass ich in einigen Punkten nicht Ihren werten Aussagen zustimmen kann."

Besser ist es so:

"Vielen Dank für Ihren Brief vom ... Einigen Ihrer Aussagen kann ich leider nicht zustimmen. "

Halten Sie sich kurz und kommen Sie schnell auf das Wesentliche. Ein langer Brief ist nicht deshalb besser, weil er lang ist. Beim Geschäftsbrief zählt das Motto: "In der Kürze liegt die Würze." Bedenken, dass Ihr Adressat möglicherweise sehr viel zu tun hat und daher erfreut ist, wenn er von Ihnen eine kurze prägnante Nachricht erhält. Streichen Sie daher die leider immer noch sehr verbreiteten Einleitungen wie z.B.

"Wir möchten Ihnen mitteilen, dass ..." oder

"unter Bezugnahme auf Ihr Schreiben vom ... teilen wir Ihnen mit, dass wir mit Ihren Vorschlägen einverstanden sind."

Worauf Sie reagieren, können Sie im Betreff bezeichnen. Dann weiß jeder Bescheid.

Beenden Sie einen Geschäftsbrief mit der üblichen Grußformel "Mit freundlichen Grüßen". Hierbei machen Sie nichts falsch. 

3. Richtige Anschrift des Empfängers

a) Anschriften im Inland

Anschriften auf Postsendungen im Inland werden nicht mehr durch Leerzeilen untergliedert. Der Bestimmungsort wird nicht unterstrichen.

Die früher übliche Leerzeile zwischen Strasse und Wohnort gibt es nicht mehr. 

b) Anschriften im Ausland

Bei Geschäftsbriefen ins Ausland werden Bestimmungsort und Bestimmungsland ohne vorangehende Leerzeile groß geschrieben. Landeskennzeichen werden heute nicht mehr verwendet.

c) Firmenanschriften

Bei Firmenanschriften können Sie auf "Firma" verzichten, wenn dies bereits aus dem Firmenname ersichtlich ist. 

d) Vertraulichkeitsvermerke

Grundsätzlich gilt der Grundsatz, dass Firmenpost von allen Mitarbeitern geöffnet werden darf, wenn der Empfängername nach der Firmenbezeichnung erscheint. Umgekehrt gilt ein Schreiben als vertraulich, wenn der Empfängername vor der Firmenbezeichnung erscheint. Zusätzlich können Sie noch den Vermerk "Persönlich" verwenden.

Abkürzungen wie "z.Hd." oder "z.H." werden heute nicht mehr verwendet.

4. Datumsangabe in Geschäftsbriefen

Die korrekte Datumsangabe bei Briefen im Inland kann wie folgt lauten:

• 30.09.2008
• 30. September 2008

International ist folgende Datumsangabe üblich:

• 2008-09-30

5. Betreff im Geschäftsbrief

Die Betreffzeile ist sozusagen die Inhaltsangabe des Geschäftsbrief, ohne diese jedoch als "Betreff" zu benennen. Es heißt also einfach:

• Ihre Bestellung vom 30.08.2008
• Unsere Besprechung vom 30.07.2008
• Ihr Schreiben vom 30.06.2008

6. Richtige Anrede des Empfängers

a) Briefe an unbestimmte Personen

• Sehr geehrte Damen und Herren,
• Sehr geehrte Damen, oder
• Sehr geehrte Herren,

b) Briefe an bestimmte Personen

Beim Geschäftsbrief an bestimmte Personen sind heute folgende Anreden üblich:

• Sehr geehrte Frau Müller,
• Sehr geehrter Herr Maier,
• Guten Tag Frau Weber,

Sind Sie mit dem Empfänger vertraut, können Sie auch folgende Anrede verwenden:

• Lieber Herr König,
• Hallo Peter,

Haben die Empfänger einen Titel wie Dr. oder Prof., wird dieser vor dem Nachnamen verwendet. Tun Sie dies auch, da diese Personen oftmals eine lange Zeit ihres Lebens verwendet haben, um diesen Titel zu erlangen und daher in der Regel auch Wert auf diesen legen. Wenn nicht, haben Sie nichts falsch gemacht. 

Bei Ehepaaren redet man jeden Ehepartner einzeln an. Beginnen Sie mit der Frau.

7. Briefabschluss im Geschäftsbrief

a) Grußformeln

Im Geschäftsbereich verwenden Sie am besten die übliche Formulierung:

• Mit freundlichen Grüßen

Wenn Sie den Empfänger besser kennen, können Sie auch folgende Grußformeln verwenden:

• Mit den besten Grüßen
• Beste Grüße aus München
• Herzliche Grüße
• Herzlichst

b) Zusätze

Zusätze können entweder vor der handschriftlichen Namenszeichnung oder vor der maschinellen Wiedergabe des Namens stehen. Der Ranghöhere unterzeichnet links.

Folgende Ankürzungen sind für Zusätze gebräuchlich:

• i.A. "im Auftrag"
• i.V. "in Vertretung"
• ppa. "per Prokura"

8. Anlagen

Der Anlagenvermerk erscheint mit mindestens 3 Leerzeilen Abstand unter der Grußformel.

• Bestellung
• Finanzamt: Anmeldung einer selbsändigen Tätigkeit
• Form und Aufbau eines Businessplans
• Gründungsformen
• Aufbewahrungspflichten und Aufbewahrungsfristen
• Muster: Ordnungsgemäße Rechnung über Warenlieferung
• Gründung einer GmbH nach dem MoMiG
• Musterrechnung für Kleinunternehmer
• Gesetzliche Pflichtangaben im Geschäftsbrief
• Ordnungsgemäße Rechnung: Gesetzliche Anforderungen