Jede Menge Formalitäten!
Während und nach der Gründung ist eine Menge Schriftverkehr erforderlich. Mit guter Vorbereitung ist dies jedoch schnell und effektiv erledigt. Lesen Sie hier, was zu tun ist. Vor Aufnahme des operativen Geschäfts oder unmittelbar danach sind eine Menge Anmeldungen erforderlich, allen voran die Gewerbeanmeldung.
Auf Basis der Gewerbeanmeldung folgen weitere Behörden und Kammern, mit denen der Unternehmer oder Freiberufler zukünftig regelmäßig Kontakt haben wird. In der Regel geschieht das automatisch nach Gewerbeanmeldung. Das Gleiche gilt für das Finanzamt.
Inhalt:
1. Gewerbeanmeldung2. Anmeldung zum Handelsregister
3. Anmeldung zum Finanzamt
4. Anmeldung beim Arbeitsamt
5. Anmeldung zu Kammern, Innungen und Verbänden
6. Aufbewahrungspflichten
7. Aufzeichnungspflichten
8. Meldungen während des Wirtschaftsjahres
9. Jahressteuererklärungen
I. Gesetzliche Anmeldepflichten
1. Gewerbeanmeldung
Wer sich mit einem Gewerbe selbständig machen will, muss dies nach § 14 GewO beim Gewerbeamt der zuständigen Gemeinde durch Gewerbeanmeldung anzeigen. Folgende Begriffe sind hierbei von entscheidender Bedeutung und daher zunächst zu klären:
a) Was ist ein Gewerbe?
In der GewO findet man keine Definition für den Begriff "Gewerbe". Nach der Rechtsprechung in Deutschland liegt jedoch regelmäßig ein Gewerbe vor, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:
- erlaubte (wirtschaftliche) Tätigkeit
- mit Gewinnerzielungsabsicht,
- auf Dauer angelegt und
- selbständig ausgeübt.
Dagegen handelt es sich um kein Gewerbe, wenn
- eine Urproduktion (= Landwirtschaft, Gärtnerei und ähnliche)
- eine freiberufliche Tätigkeit
- Verwaltung eigenen Vermögens vorliegt.
Solange die in der zweiten Gruppe genannten Ausschlussmerkmale nicht vorliegen, geht man im Zweifel davon aus, dass es sich bei der beabsichtigten Betätigung um ein Gewerbe handelt.
Anzeigepflichtig ist ebenso wie die Aufnahme eines Gewerbe auch die
- Verlegung des Gewerbe per Gewerbeummeldung),
- die Änderung des Unternehmensgegenstand,
- sowie die Aufgabe des Gewerbe (Gewerbeabmeldung).
Die Gewerbeanmeldung kann vor der tatsächlichen Aufnahme des Gewerbebetriebs erfolgen, muss jedoch unverzüglich danach erfolgen.
b) Wer ist zuständig für die Gewerbeanmeldung?
Zuständig ist das Ordnungsamt, in dessen Gebiet der Unternehmenssitz des Gewerbebetrieb liegt oder liegen wird. Das ist in der Regel das Gewerbeamt, in dessen Bezirk das Gewerbe gegründet wird.
c) Was geschieht nach der Gewerbeanmeldung?
Die in der Gewerbeanmeldung gemeldeten Daten werden regelmäßig an folgende Behörden weitergegeben:
- Zuständiges Finanzamt,
- Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer,
- Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften,
- Allgemeine Ortskrankenkasse,
- Registergericht,
- Statistisches Landesamt.
Den Gewerbeschein ehält man entweder sofort, spätestens jedoch binnen 3 Tage nach Gewerbeanmeldung.
d. Erlaubnispflichtige Gewerbe
Bei einer Vielzahl von wirtschaftlichen Tätigkeiten bedürfen Sie einer besonderen Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbe. Beabsichtigen Sie die Ausübung eines solchen erlaubnispflichtigen Gewerbe, ist die frühzeitige Beantragung der entsprechenden Erlaubnis empfehlenswert.
Die besonderen erlaubnispflichtigen Gewerbe sind in den §§ 29 ff GewO bzw. in anderen Spezialgesetzen aufgeführt, wobei ich die zahlreichsten hier nennen will:
- Makler, Bauträger, Baubetreuer,
- Betrieb einer Spielhalle,
- Hotel und Gaststätte,
- Bewachungsunternehmen,
- Handel mit Tieren oder Waffen,
- Betrieb von Tanzlokalen und Discos.
Beantragen Sie die Ausübung eines erlaubnispflichtigen Gewerbe, müssen Sie dem zuständigen Gewerbeamt auch ein Führungszeugnis sowie ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorlegen. Beides können Sie bei der zuständigen Meldebehörde persönlich beantragen, also in der Regel beim Einwohnermeldeamt.
e. Reisegewerbe und Reisegewerbekarte
Für die in §§ 55 ff GewO geregelten Reisegewerbe gelten ebenfalls besondere Vorschriften. Hierfür benötigen Sie eine Reisegewerbekarte als Sonderform einer Erlaubnis.
Als Reisegewerbe gilt, wenn jemand gewerbsmäßig ohne vorhergehende Bestellung außerhalb seiner gewerblichen Niederlassung oder ohne eine solche
- selbständig oder unselbständig in eigener Person Waren anbietet oder Bestellungen aufsucht oder ankauft, Leistungen anbietet oder Bestellungen aufsucht oder
- selbständig unterhaltende Tätigkeiten als Schausteller oder nach Schaustellerart ausübt.
Inhaber eines Reisegewerbe sind stets dazu verpflichtet, eine Reisegewerbekarte bei sich zu führen und diese den zuständigen Behörden auf Verlangen vorzuzeigen. Ferner sind Sie verpflichtet, auch die mitgeführten Waren vorzulegen.
2. Anmeldung zum Handelsregister
Jeder Kaufmann ist verpflichtet, gem. § 29 HGB seine Firma und den Ort seiner Niederlassung zur Eintragung ins Handelsregister beim zuständigen Amtsgericht anzumelden. Das gleiche gilt für Personengesellschaften wie OHG und KG sowie für Kapitalgeselllschaften wie GmbH und Unternehmergesellschaft. Die Anmeldung einer GmbH zur Eintragung ins Handelsregister richtet sich nach § 7 GmbHG und erfolgt durch den oder die Geschäftsführer, auch dann, wenn jeder Geschäftsführer allein zur Einzelvertretung der Gesellschaft berechtigt ist.
Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt über einen Notar, der die Unterschriften des Einzelunternehmer oder der Gesellschafter beglaubigt.
Vor Eintragung der Firma ins Handelsregister prüft das Amtsgericht die formellen Voraussetzungen der Anmeldung. Ferner wird auch bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer eine gutachterliche Stellungnahme eingeholt, ob die Firma (d.h. der gewünschte Firmenname) zulässig ist, ob der Unternehmensgegenstand zutreffend beschrieben ist und ob die Bewertung der Sacheinlagen richtig erfolgt ist.
Empfehlung: Um den Anmeldevorgang zu beschleunigen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden, empfiehlt sich die Einbeziehung der Industrie- und Handelskammer bereits vor der Anmeldung zum Handelsregister. Besprechen Sie den gewünschten Firmenname, den Unternehmensgegenstand und andere Besonderheiten bereits vor der Anmeldung mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer.
3. Anmeldung zum Finanzamt
Nach § 138 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) unterrichtet die Gemeinde das zuständige Finanzamt über die Errichtung des Gewerbebetriebs. Die Mitteilung hat innerhalb eines Monats zu erfolgen.
Sobald das Finanzamt von der Errichtung des Gewerbe Kenntnis erlangt hat, erhalten Sie vom zuständigen Finanzamt einen Fragebogen, mit dem zahlreiche Angaben zum Unternehmer und zum Unternehmen, insbesondere hinsichtlich der Steuerpflicht im Rahmen der Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer, erhoben werden. Sobald dem Finanzamt der ausgefüllte Fragebogen vorliegt, erhalten Sie eine Steuernummer, die in der Regel für alle Steuerarten gültig ist.
Empfehlung: Sie werden in dem Fragebogen auch Angaben zu den künftigen Umsätzen und Gewinnen machen müssen. An erster Stelle dienen hierzu Ihre Berechnungen und Erwartungen in Ihrem Businessplan. Da der Fragebogen aber auch zur Ermittlung etwaiger Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Einkommensteuer dient, sollten Sie die Angaben zu den künftigen Umsätzen und Gewinnen möglichst niedrig halten.
4. Anmeldung zum Arbeitsamt
Wollen Sie zukünftig auch Arbeitnehmer beschäftigen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese wird Ihnen auf Antrag zugeteilt und ändert sich auch nicht mehr. Formvorschriften für die Beantragung gibt es nicht, jedoch ist die schriftliche Beantragung der Betriebsnummer der sicherste und schnellste Weg.
5. Anmeldung zu Kammern, Innungen und Verbänden
Regelmäßig gehören Sie mit Ihrem Gewerbebetrieb einer Kammer an, entweder der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Die Zugehörigkeit ergibt sich durch eine Zwangsmitgliedschaft. Die Industrie- und Handelskammer sowie die Handwerkskammer werden durch die Gemeinde automatisch über die Errichtung des Gewerbe oder Handwerk informiert.
Die Kammer erheben bei Ihnen einen Mitgliedsbeitrag, der sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammen setzt. Darüber hinaus kann es im Einzelfall sinnvoll sein, wenn Sie sich als Handwerker zusätzlich einer Handwerksinnung anschließen. Ferner kann es für einen Gründer sinnvoll sein, sich auf freiwilliger Basis einem Wirtschaftsverband anzuschließen.
Empfehlung: Informieren Sie sich bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer bzw. bei der Handwerkskammer, ob es in Ihrem Bezirk Beitragsbefreiungen gibt für Kleingewerbe.
II. Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Schon vor Beginn der unternehmerischen Tätigkeit sind umfangreiche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu beachten.
1. Aufbewahrungspflichten
Alle steuerrechtlich bedeutsamen Unterlagen müssen zu Zwecken der Überprüfung durch die Finanzverwaltung für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. Nach § 147 AO müssen folgende Unterlagen für steuerliche Zwecke aufbewahrt werden:
- Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und sonstige Organisationsunterlagen;
- Handels- und Geschäftsbriefe;
- Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse können die genannten Unterlagen auch auf Bildträgern oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Das Risiko der Lesbarmachung und deren Kosten trägt jedoch der Unternehmer.
Für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie die erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Für alle anderen bedeutsamen Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren.
Achtung: Die Aufbewahrungsfristen können sich sogar verlängern, wenn eine steuerliche Außenprüfung oder ein Rechtsmittelverfahren die betreffenden Wirtschaftsjahre betrifft.
Bei fehlenden Aufzeichnungen oder Belegen ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, d.h. zusätzliche Einnahmen anzunehmen oder geltend gemachte Ausgaben zu kürzen.
Im einzelnen gelten folgenden Aufbewahrungsfristen:
a) 10 Jahre:
- Bilanzen und Gewinnermittlungen, incl. Eröffnungsbilanzen, Zwischenbilanzen;
- Ausfuhrunterlagen, Buchungsbelege, Kontoauszüge;
- Ein- und Ausgangsrechnungen, § 14b UStG;
- Inventare,Grundstücksverzeichnisse, Buchungsjournale;
- Kassenbücher, Lieferscheine, Lohnbelege, Quittungen;
- Reisekostenabrechnungen, Sachkonten, Vermögensverzeichnisse;
- Warenein- und ausgangsbücher;
- Begleitunterlagen bei Zollanmeldungen.
b) 6 Jahre:
- Abrechnungsunterlagen, soweit keine Buchungsunterlagen;
- Angebote und Preislisten;
- Betriebsprüfungsberichte;
- Bewirtungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Darlehensunterlagen;
- Gehaltslisten, Geschäftsbriefe;
- Unterlagen für Investitionszulagen, Kalkulationen;
- Mahnbescheide, Prozeßakten, Schadensunterlagen und Korrespondenz;
- Verträge
2. Aufzeichnungspflichten
Zusätzlich zu den Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Aufzeichnungspflichten, die sich insbesondere aus dem Einkommen- und Umsatzsteuergesetz ergeben.a) Aufzeichnungspflichten nach dem EStG
Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen folgende beschränkt abziehbare Betriebsausgaben einzeln und gesondert aufgezeichnet werden:
- Geschenke;
- Bewirtungskosten;
- Kosten der Beherbergung;
- Aufwendungen im Zusammenhang mit der Jagd oder Fischerei, Segel- oder Motorjachten und die damit zusammenhängenden Bewirtungen;
- Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer;
- Unangemessene Aufwendungen.
Dies bedeutet, dass für die vorgenannten Kostengruppen im Rahmen der Buchführung einzelne Konten zu führen sind. Auf diesen Konten dürfen keine anderen Aufwendungen erfasst werden. Andererseits entfällt die Berechtigung zum Abzug dieser Aufwendungen.
Nach § 6 Abs. 2 EStG ist ein gesondertes Verzeichnis für geringwertige Wirtschaftsgüter anzulegen.
Bei Beschäftigung von Arbeitnehmern ist für jeden Arbeitnehmer ein eigenes Lohnkonto zu führen, §§ 41 EStG, § 4 LStDV.
b) Aufzeichnungspflichten nach dem UStG
Auch aus dem Umsatzsteuergesetz ergeben sich umfangreiche Aufzeichnungspflichten.
Nach § 22 UStG sind Umsatzerlöse und Betriebsausgaben getrennt nach den jeweiligen Steuersätzen und getrennt nach Steuerpflicht bzw. -freiheit zu erfassen. Das gleiche gilt für gezahlte und erhaltene Anzahlungen.
Entnahmen zum Eigenverbrauch bzw. unentgeltliche Wertabgaben sind ebenfalls gesondert zu erfassen nach Datum, Gegenstand und Empfänger.
Für Einfuhren von Waren in die BRD gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht.
III. Pflicht zur Abgabe von Steuererklärungen
Steuererklärungen bzw. Anmeldungen sind sowohl während des laufenden Geschäftsjahres als auch nach Ablauf eines Wirtschaftsjahres abzugeben.
1. Meldungen während des Wirtschaftsjahres
a) Umsatzsteuervoranmeldungen
Nach § 18 Abs. 1 UStG muss der Unternehmer nach Ablauf eines Voranmeldungszeitraums eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg an das zuständige Finanzamt übermitteln. Auf Antrag ist zur Vermeidung von unbilligen Härten ein Verzicht auf die elektronische Übermittlung möglich.
In diesen Voranmeldungen errechnet der Unternehmer die zu zahlende Umsatzsteuer selbst und führt die errechnete Steuerschuld als Vorauszahlung an das Finanzamt ab. Die Vorauszahlung ist zehn Tage nach Ende des Voranmeldungszeitraums fällig, also in der Regel am Zehnten des folgenden Monats, d.h. spätestens am 10. August für die Umsatzsteuervoranmeldung des Monats Juli. Eine Verlängerung der Abgabefrist ist durch eine entsprechende Sondervorauszahlung (= 1/11 der Vorauszahlungen des Vorjahres) zu Beginn des Wirtschaftsjahres nach entsprechender Anmeldung möglich.
Der Voranmeldungszeitraum ist nach Neugründung für die ersten zwei Jahre in der Regel der Kalendermonat, später dann das Kalendervierteljahr. Übersteigen die jährlichen Umsatzsteuervorauszahlungen des Unternehmens den Betrag von EUR 6.136,00, müssen die Voranmeldungen wieder monatlich abgegeben werden. Unterschreiten die jährlichen Vorauszahlungen einen Betrag von EUR 512,00, ist im folgenden Kalenderjahr nur einmal jährlich eine Voranmeldung einzureichen.
Mit dem Programm Winston können Sie Ihre Voranmeldungen über das Internet bei ihrem Finanzamt einreichen. Das Ausfüllen der Papierformulare ist damit nicht mehr nötig.b) Lohnsteueranmeldungen
Werden im Unternehmen Arbeitnehmer beschäftigt, ist die einzubehaltende Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag im Rahmen von Lohnsteueranmeldungen ebenfalls auf elektronischem Weg anzumelden und an das Finanzamt abzuführen.
Anmeldungszeitraum und Fälligkeit ergeben sich aus folgender Übersicht:
| Summe der Lohnsteuer im Vorjahr | Anmeldungszeitraum | Anmeldung und Zahlung bis zum |
| bis zu EUR 800,00 | jährlich | 10.1. des Folgejahres |
| ab 800 EUR | vierteljährlich | 10.1./10.4./10.7./10.10 des laufenden Jahres |
| bis 3.000,00 EUR | ||
| ab 3.000,00 EUR | monatlich | 10. des folgenden Monats |
Mit dem Programm Winston können Sie Ihre Voranmeldungen über das Internet bei ihrem Finanzamt einreichen. Das Ausfüllen der Papierformulare ist damit nicht mehr nötig.
2. Jahressteuererklärungen
Nach Ablauf des Wirtschaftsjahres sind entsprechende Jahressteuererklärungen abzugeben. In den Jahressteuererklärungen sind alle Geschäftsvorfälle während des abgelaufenen Wirtschaftsjahres zusammenzufassen.
Seit 2005 ist bei einer Einnahme-/Überschußrechnung gem. § 4 Abs. 3 EStG der amtliche Vordruck EÜR zu benutzen, wenn die Betriebseinnahmen über EUR 17.500,00 liegen.
Wer welche Jahressteuererklärungen abzugeben hat, ergibt sich aus folgender Übersicht:
| Steuererklärung für | Einzelunternehmen | Freiberufler | Personengesellschaft | Kapitalgesellschaft |
| Einkommensteuer | + | + | ||
| einheitliche und gesonderte Feststellung | + | |||
| Körperschaftsteuer | + | |||
| Gewerbesteuer | + | + | + | |
| Umsatzsteuer | + | + | + | + |
| Kapitalertragsteuer | + |
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