Nicht abziehbare Betriebsausgaben

Nicht abziehbare Betriebsausgaben stellen eine Ausnahme vom Grundsatz dar, dass alle Ausgaben zur Erzielung eines steuerpflichtigen Einkommens steuermindernd abziehbar sind, um die Besteuerung des Einkommens nach der Leistungsfähigkeit des Steuerpflichtigen zu gewährleisten. Eine Durchbrechung dieses Prinzips ist nach der Rechtsprechung des BVerfG nur in Ausnahmefällen und bei Vorliegen besonderer Gründe zulässig. In diesem Sinne hat der Gesetzgeber in § 4 EStG einen Katalog nicht oder beschränkt abziehbarer Betriebsausgaben entwickelt und zunehmend erweitert.

Inhalt:

1. Nicht abzugsfähige Schuldzinsen
2. Geschenke
3. Bewirtungskosten
4. Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten sowie für ähnliche Zwecke
5. Mehraufwendungen für Verpflegung

Der Katalog nicht abziehbarer bzw. nur beschränkt abziehbarer Betriebsausgaben enthält gem. § 4 EStG auch solche Kostenarten, die entsprechend dem Grundsatz der vollen Abziehbarkeit anerkannt werden, jedoch besondere, formale Elemente voraussetzt, die zwingend zu beachten sind.

1. Nicht abzugsfähige Schuldzinsen gem. § 4 Abs. 4a EStG

Betriebliche Schuldzinsen zur Finanzierung von Anlagevermögen sind unbegrenzt abzugsfähig. Schuldzinsen für betriebliche Darlehen ohne Zusammenhang mit der Anschaffung von Anlagevermögen sind dagegen gem. § 4 Abs. 4a EStG nur begrenzt abzugsfähig. Diese Schuldzinsen sind nur dann in voller Höhe als Betriebsausgaben absetzbar, solange der Unternehmer nicht mehr Kapital aus dem Unternehmen entnimmt als er dem Unternehmen durch Gewinn und Einlagen wieder zuführt. Sind die (Privat-)Entnahmen aus dem Unternehmen höher als die Summe aus Gewinn und Einlagen (sog. Überentnahmen), können die darauf entfallenden Schuldzinsen nicht mehr unbegrenzt abgesetzt werden. Einzelheiten zu der - wohl im deutschen Steuerrecht kompliziertesten - Vorschrift des § 4 Abs. 4a EStG regelt ein BMF-Erlass vom 17.11.2005 (BStBl. 2005 I S. 1019).

2. Geschenke gem. § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG

Geschenke sind unentgeltliche Sach- und Geldzuwendungen ohne rechtliche Verpflichtung und ohne Gegenleistung, um Geschäftsbeziehungen zu anderen Unternehmern oder Unternehmen zu fördern. Geschenke an Geschäftsfreunde, z.B. Kunden, Lieferanten oder Besucher sind nur dann als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie ausschließlich betrieblich veranlasst sind und die Kosten der Geschenke pro Person und Jahr nicht mehr als 35,00 EUR betragen.

Geschenke zu persönlichen Anlässen an betriebsexterne Geschäftspartner, wie z.B. Geburtstage, Jubiläen sind nach der Rechtsprechung des BFH nicht abziehbar, weil hier die private Veranlassung des Geschenks im Vordergrund steht.

Geschenke an Mitarbeiter sind in der Regel nicht als Betriebsausgaben abziehbar, weil hier aufgrund der Zusammenarbeit und der daraus entstandenen zwischenmenschlichen Beziehungen immer private Motive eine Rolle spielen. Dies gilt jedoch nicht, wenn die Geschenke als eine Belohnung für gute Arbeit oder als Ansporn zu weiteren Leistungen zu verstehen sind. In diesen Fällen handelt es sich um Arbeitslohn des Beschäftigten.

Unternehmer müssen die Ausgaben für Geschenke gem. § 4 Abs. 7 EStG einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben verbuchen. Übersteigen die Kosten des Geschenks die Grenze von 35,-- Euro oder fehlen die besonderen Aufzeichnungen im Rahmen der Buchführung, sind die Kosten trotz eines betrieblichen Zusammenhang nicht abziehbar und werden außerhalb der Bilanz dem Unternehmensgewinn wieder hinzu gerechnet.

3. Bewirtungskosten gem. § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG

Hinsichtlich betrieblich veranlasster Bewirtungskosten gibt es jede Menge Regeln, Ausnahmen und Ausnahmen von den Ausnahmen. Die Kosten für die Bewirtung von Geschäftsfreunden des Unternehmer, z.B. Kunden oder Lieferanten, sind grundsätzlich als Betriebsausgaben abziehbar, wenn die Bewirtung "rein betrieblichen" Zwecken dient. In der Höhe sind die Bewirtungskosten jedoch nur zu 70 % abziehbar. Bei der Bewirtung von Geschäftspartnern zu Hause geht das Finanzamt in der Regel von einer privaten Veranlassung der Bewirtung aus und verweigert den Abzug der Kosten.

Die Kosten der Bewirtung von Mitarbeitern bei rein betrieblichen Veranstaltungen, z.B. Dienst- und Einsatzbesprechungen, Informations- oder Fortbildungsveranstaltungen, sind in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar.

Bei der Bewirtung freier Mitarbeiter und Handelsvertreter ist zu unterscheiden zwischen Bewirtung aus "geschäftlichem" Anlass und aus "allgemein betrieblichem" Anlass. Ein "geschäftlicher Anlass" besteht bei betriebsexternen Personen, zu denen schon Geschäftsbeziehungen bestehen oder zu denen sie angebahnt werden sollen. Hier sind die Bewirtungskosten nur zu 70 % absetzbar. Ein "allgemein betrieblicher Anlass" liegt vor bei Bewirtung von betriebsinternen Personen. In diesem Fall sind die Kosten zu 100 % absetzbar. Nach der Rechtsprechung des BFH handelt es sich bei freien Mitarbeitern und Handelsvertretern jedoch um betriebsexterne Personen, so dass die Aufwendungen für ihre Bewirtung lediglich zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden können.

Bei der Bewirtung von Fachkollegen ist die Abziehbarkeit der Aufwendungen davon abhängig, ob die Veranstaltung rein betrieblichen Zwecken diente und von Ihnen organisiert wurde oder ob Sie die Kosten aus einer persönlichen Repräsentationsverpflichtung heraus getragen haben. Rein berufliche Zwecke liegen dann vor, wenn die Veranstaltung ausschließlich fachbezogen ist und dabei Informationen ausgetauscht werden, die Zusammenarbeit erörtert wird usw. und Sie die Tagung organisiert haben.

Bei der Bewirtung aus Anlass besonderer persönlicher Ereignisse mit einem größeren oder kleineren Empfang, Umtrunk oder Imbiss dient die Veranstaltung in der Regel der persönlichen Repräsentation des Unternehmers, so dass die private Veranlassung im Vordergrund steht und die Kosten nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind. Nach neuerer Rechtsprechung des BFH können trotz des persönlichen Ereignis berufliche oder betriebliche Gründe vorrangig sein, wenn

  • der Unternehmer als Gastgeber auftritt und die Gästeliste bestimmt,
  • die Gäste Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter des Unternehmers, Angehörige des öffentlichen Lebens und der Presse, Verbandsvertreter usw. sind,
  • das Fest in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers stattfindet und
  • das Fest den Charakter einer betrieblichen Veranstaltung und nicht einer privaten Feier des Arbeitnehmers hat.

Beispiele:

Ein Unternehmen veranstaltet anlässlich des 60. Geburtstages des Geschäftsführers einen Empfang in den Räumen des Unternehmens, an dem 100 Gäste teilnehmen. Dabei handelt es sich um Geschäftspartner, Angehörige des öffentlichen Lebens und der Presse, Mitarbeiter. Ein Steuerberater feiert das 10-jährige Bestehen seiner Kanzlei gleichzeitig mit seinem 50. Geburtstag und lädt dazu Berufskollegen, Mitarbeiter, Mandanten und Geschäftsfreunde ein - etwa 180 Personen. Die Bewirtungskosten sind zu 70% als Betriebsausgaben abziehbar.

Bei den Bewirtungskosten ist zwischen folgenden 3 Kostenarten zu unterscheiden:

  • Zu den Bewirtungskosten zählen die Ausgaben für Speisen und Getränke und für sonstige zum sofortigen Verzehr bestimmte Genussmittel sowie solche Aufwendungen im engeren Zusammenhang mit der Bewirtung, z. B. Trinkgelder, Garderobengebühren; diese Aufwendungen sind zu 70 % absetzbar, wenn es sich um eine Bewirtung betriebsexterner Personen aus "geschäftlichem" Anlass handelt (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 i.V.m. § 9 Abs. 5 EStG). Dagegen sind sie zu 100 % abziehbar, wenn die Bewirtung betriebsinterner Personen "allgemein betrieblich oder beruflich" veranlasst ist, also insbesondere die Bewirtung von Mitarbeitern.
  • Kosten im weiteren Zusammenhang mit der Bewirtung, z.B. Kosten für Musik, Saalmiete, Unterhaltung sind grundsätzlich in voller Höhe abziehbar.
  • Sonstige Aufmerksamkeiten anlässlich betrieblicher oder beruflicher Besprechungen, z.B. Kaffee, Tee, Erfrischungsgetränke, Gebäck, Rauchwaren sind in geringem Umfang als übliche Geste der Höflichkeit zu beurteilen und in voller Höhe abziehbar.

Die Bewirtungskosten müssen bezüglich der Höhe und der betrieblichen Veranlassung besonders nachgewiesen werden. Dazu müssen bei der Bewirtung von betriebsexternen Personen (Geschäftsfreunde, Fachkollegen) Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass der Bewirtung und Höhe der Kosten gesondert nachgewiesen werden. In der Regel geschieht dies durch einen Bewirtungskostenbeleg, der vom Unternehmer um die erforderlichen Angaben zu ergänzen ist. Die Rechnung der Gaststätte muss maschinell erstellt und registriert sein. Aus der Rechnung müssen sich Ort, Tag, Name und Anschrift der Gaststätte ergeben sowie die Speisen und Getränke im Einzelnen mit Preisen aufgeführt sein. Die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung kann man entweder auf der Gaststättenrechnung oder getrennt auf einem Zusatzblatt machen.

Die abziehbaren Bewirtungskosten müssen einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben verbucht werden gem. § 4 Abs. 7 EStG.

4. Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motoryachten sowie für ähnliche Zwecke und für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungen gem. § 4 Abs. 5 Nr. 4 EStG

Bei den genannten Kosten für Jagd, Fischerei, Segel- oder Motoryachten handelt es sich in der Regel um Repräsentationsaufwendungen mit vorrangig privatem Bezug, bei denen eine betriebliche Veranlassung kaum nachprüfbar ist. Unbeschränkt abziehbar sind jedoch die Kosen für solche Einrichtungen, wenn diese nur Arbeitnehmern zur Verfügung stehen oder gewerblich betrieben werden.

5. Mehraufwendungen für Verpflegung gem. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG

Mit Wirkung ab 2008 wurde das steuerliche Reisekostenrecht neu geregelt und vereinfacht. An Stelle der bisherigen Begriffe Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit  gibt es künftig nur noch die "Auswärtstätigkeit". Seit 2008 sind die Aufwendungen im Zusammenhang mit einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit als Betriebsausgaben abziehbar, insbesondere Fahrt-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten sowie Verpflegungspauschbeträge. Die Aufwendungen sind für die gesamte Dauer der Auswärtstätigkeit abzugsfähig und nicht mehr auf drei Monate begrenzt. Anlässlich der umfassenden Neuregelung des Reisekostenrecht wird es hierzu einen gesonderten Beitrag geben.


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