Formalitäten nach Gründung

Vor, während und nach der Existenzgründung sind eine Menge Schriftverkehr und Formalitäten zu bewältigen. Mit guter Vorbereitung kann man dies jedoch schnell und effektiv erledigen.

Inhalt:

1. Gewerbeanmeldung
2. Anmeldung zum Handelsregister
3. Anmeldung beim Finanzamt
4. Anmeldung beim Arbeitsamt
5. Anmeldung bei Kammern, Innungen und Verbänden

Nach erfolgter Unternehmensgründung und vor Aufnahme des operativen Geschäfts oder unmittelbar danach sind eine Menge Formalitäten zu erledigen, allen voran die Gewerbeanmeldung. Auf Basis der Gewerbeanmeldung folgen weitere Behörden, Verbände und Kammern, mit denen der Unternehmer oder Freiberufler zukünftig regelmäßig Kontakt haben wird. In der Regel geschieht dies automatisch nach Gewerbeanmeldung. Das Gleiche gilt für das Finanzamt.

1. Gewerbeanmeldung

Wer sich mit einem Gewerbe selbständig machen will, muss dies nach § 14 GewO durch Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt der zuständigen Gemeinde  anzeigen. Folgende Begriffe sind hierbei von entscheidender Bedeutung und daher zunächst zu klären:

a) Was ist ein Gewerbe?

In der GewO findet man keine Definition für den Begriff "Gewerbe". Nach der Rechtsprechung in Deutschland liegt jedoch regelmäßig ein Gewerbe vor, wenn folgende Merkmale erfüllt sind:

  • erlaubte (wirtschaftliche) Tätigkeit
  • mit Gewinnerzielungsabsicht,
  • auf Dauer angelegt und
  • selbständig ausgeübt.

Dagegen handelt es sich um kein Gewerbe, wenn

  • eine Urproduktion (= Landwirtschaft, Gärtnerei und ähnliche)
  • eine freiberufliche Tätigkeit
  • Verwaltung eigenen Vermögens vorliegt.

Solange die in der zweiten Gruppe genannten Ausschlussmerkmale nicht vorliegen, geht man im Zweifel davon aus, dass es sich bei der beabsichtigten Betätigung um ein Gewerbe handelt.

Anzeigepflichtig ist ebenso wie die Aufnahme eines Gewerbe auch die

  • Verlegung des Gewerbe per Gewerbeummeldung,
  • die Änderung des Unternehmensgegenstand,
  • sowie die Aufgabe des Gewerbe (Gewerbeabmeldung).

Die Gewerbeanmeldung kann vor der tatsächlichen Aufnahme des Gewerbebetriebs erfolgen, muss jedoch unverzüglich danach erfolgen.

b) Wer ist zuständig für die Gewerbeanmeldung?

Zuständig ist das Ordnungsamt, in dessen Gebiet der Unternehmenssitz des Gewerbebetrieb liegt oder liegen wird. Das ist in der Regel das Gewerbeamt, in dessen Bezirk das Gewerbe gegründet wird.

c) Was geschieht nach der Gewerbeanmeldung?

Die in der Gewerbeanmeldung gemeldeten Daten werden regelmäßig an folgende Behörden weitergegeben:

  • Zuständiges Finanzamt,
  • Industrie- und Handelskammer oder Handwerkskammer,
  • Hauptverband der gewerblichen Berufsgenossenschaften,
  • Allgemeine Ortskrankenkasse,
  • Registergericht,
  • Statistisches Landesamt.

Den Gewerbeschein ehält man entweder sofort, spätestens jedoch binnen 3 Tage nach Gewerbeanmeldung.

d. Erlaubnispflichtige Gewerbe

Bei einer Vielzahl von wirtschaftlichen Tätigkeiten bedürfen Sie einer besonderen Erlaubnis zur Ausübung des Gewerbe. Beabsichtigen Sie die Ausübung eines solchen erlaubnispflichtigen Gewerbe, ist die frühzeitige Beantragung der entsprechenden Erlaubnis empfehlenswert.

Die besonderen erlaubnispflichtigen Gewerbe sind in den §§ 29 ff GewO bzw. in anderen Spezialgesetzen aufgeführt, wobei ich die zahlreichsten hier nennen will:

  • Makler, Bauträger, Baubetreuer,
  • Betrieb einer Spielhalle,
  • Hotel und Gaststätte,
  • Bewachungsunternehmen,
  • Handel mit Tieren oder Waffen,
  • Betrieb von Tanzlokalen und Discos.

Beantragen Sie die Ausübung eines erlaubnispflichtigen Gewerbe, müssen Sie dem zuständigen Gewerbeamt auch ein Führungszeugnis sowie ein Auszug aus dem Gewerbezentralregister vorlegen. Beides können Sie bei der zuständigen Meldebehörde persönlich beantragen, also in der Regel beim Einwohnermeldeamt.

e. Reisegewerbe und Reisegewerbekarte

Für die in §§ 55 ff GewO geregelten Reisegewerbe gelten ebenfalls besondere Vorschriften. Hierfür benötigen Sie eine Reisegewerbekarte als Sonderform einer Erlaubnis.

Als Reisegewerbe gilt, wenn jemand gewerbsmäßig ohne vorhergehende Bestellung außerhalb seiner gewerblichen Niederlassung oder ohne eine solche

  • selbständig oder unselbständig in eigener Person Waren anbietet oder Bestellungen aufsucht oder ankauft, Leistungen anbietet oder Bestellungen aufsucht oder
  • selbständig unterhaltende Tätigkeiten als Schausteller oder nach Schaustellerart ausübt.

Inhaber eines Reisegewerbe sind stets dazu verpflichtet, eine Reisegewerbekarte bei sich zu führen und diese den zuständigen Behörden auf Verlangen vorzuzeigen. Ferner sind Sie verpflichtet, auch die mitgeführten Waren vorzulegen.

2. Anmeldung zum Handelsregister

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, gem. § 29 HGB seine Firma und den Ort seiner Niederlassung beim zuständigen Amtsgericht zur Eintragung ins Handelsregister anzumelden. Das gleiche gilt für Personengesellschaften wie OHG und KG sowie für Kapitalgeselllschaften wie GmbH und Unternehmergesellschaft. Die Anmeldung einer GmbH zur Eintragung ins Handelsregister richtet sich nach § 7 GmbHG und erfolgt durch den oder die Geschäftsführer. Die Anmeldung zum Handelsregister erfolgt stets über einen Notar, der die Unterschriften des Einzelunternehmers oder der Gesellschafter beglaubigt.

Vor Eintragung der Firma ins Handelsregister prüft das Amtsgericht die formellen Voraussetzungen der Anmeldung. Ferner wird auch bei der zuständigen Industrie- und Handelskammer eine gutachterliche Stellungnahme eingeholt,

  • ob die Firma (d.h. der gewünschte Firmierung) zulässig ist,
  • ob der Unternehmensgegenstand zutreffend beschrieben ist und
  • ob im Falle der Sachgründung einer GmbH die Bewertung der Sacheinlagen richtig erfolgt ist.

Empfehlung: Um den Anmeldevorgang zu beschleunigen und unangenehme Überraschungen zu vermeiden, empfiehlt sich die Einbeziehung der  Industrie- und Handelskammer bereits vor der Anmeldung zum Handelsregister. Besprechen Sie die gewünschte Firmierung, den Unternehmensgegenstand und andere Besonderheiten bereits vor der Anmeldung mit der zuständigen Industrie- und Handelskammer.

3. Anmeldung beim Finanzamt

Nach § 138 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) unterrichtet die Gemeinde das zuständige Finanzamt über die Errichtung des Gewerbebetriebs. Die Mitteilung hat innerhalb eines Monats zu erfolgen. Sobald das Finanzamt von der Errichtung eines Gewerbebetriebs Kenntnis erlangt hat, erhalten die Unternehmen vom zuständigen Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, mit dem zahlreiche Angaben zum Unternehmer und zum Unternehmen abgefragt werden, insbesondere hinsichtlich der Steuerpflicht im Rahmen der Einkommen-, Umsatz- und Gewerbesteuer. Sobald dem Finanzamt der ausgefüllte Fragebogen vorliegt, wird eine Steuernummer erteilt, die in der Regel für alle Steuerarten gültig ist.

Empfehlung: Sie werden in dem Fragebogen auch Angaben zu den künftigen Umsätzen und Gewinnen machen müssen. An erster Stelle dienen hierzu Ihre Berechnungen und Erwartungen in Ihrem Businessplan. Da der Fragebogen aber auch zur Ermittlung etwaiger Vorauszahlungen auf Körperschaft- und Einkommensteuer dient, sollten Sie die Angaben zu den künftigen Umsätzen und Gewinnen möglichst realistisch und niedrig halten.

4. Anmeldung beim Arbeitsamt

Wollen Sie zukünftig auch Arbeitnehmer bzw. Mitarbeiter beschäftigen, benötigen Sie eine Betriebsnummer. Diese wird Ihnen auf Antrag zugeteilt und ändert sich auch nicht mehr. Formvorschriften für die Beantragung gibt es nicht, jedoch ist die schriftliche Beantragung der Betriebsnummer der sicherste und schnellste Weg.

5. Anmeldung bei Kammern, Innungen und Verbänden

Regelmäßig gehören Sie mit Ihrem Gewerbebetrieb einer Kammer an, entweder der Industrie- und Handelskammer oder der Handwerkskammer. Die Zugehörigkeit ergibt sich durch eine Zwangsmitgliedschaft. Die Industrie- und Handelskammer sowie die Handwerkskammer werden durch die Gemeinde automatisch über die Errichtung des Gewerbe oder Handwerk informiert.

Die Kammern erheben bei ihren Mitgliedern einen Mitgliedsbeitrag, der sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammensetzt. Darüber hinaus kann es im Einzelfall sinnvoll sein, wenn Sie sich als Handwerker zusätzlich einer Handwerksinnung anschließen. Ferner kann es für einen Gründer sinnvoll sein, sich auf freiwilliger Basis einem Wirtschaftsverband anzuschließen.

Empfehlung: Informieren Sie sich bei der für Sie zuständigen Industrie- und Handelskammer bzw. bei der Handwerkskammer, ob es in Ihrem Bezirk Beitragsbefreiungen für Kleingewerbe gibt.


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