Regeln zur E-Mail

Bei Beachtung einiger Regeln beim Schreiben und Versenden von E-Mails vermeidet man unnötigen Ärger und peinliche Situationen. Wahren Sie die Etikette im Internet (= "Netiquette") und nutzen Sie bewusst die Vorteile der E-Mail, ohne die Nachteile aus den Augen zu verlieren.

Inhalt:

1. Empfänger der E-Mail bewusst auswählen
2. Betreff der E-Mail
3. Bewusst, sachlich, informativ
4. Anrede, Form, Gruß in der E-Mail
5. Technische Anmerkungen zur E-Mail

1. Empfänger einer E-Mail bewusst auswählen

Vor dem Schreiben einer E-Mail sollte man den Empfänger bewusst ausauswählen, um nicht berechtigte oder falsche Empfänger auszuschließen. Nach Fertigstellung der E-Mail wird der eingetragene Empfänger sicherheitshalber nochmals kontrolliert.

Empfänger, die Sie direkt ansprechen (wollen), werden direkt ins Adressfeld "An" oder "to" eingetragen. Empfänger, die Sie über den Inhalt der E-Mail nur mittels einer Kopie informieren wollen, tragen Sie ins Feld "CC" oder "Kopie" ein. Diese Adressfelder sind auch für die Empfänger sichtbar. Seien Sie sich also bewusst darüber, dass die Empfänger Ihrer E-Mail Kenntnis darüber erhalten, an wen Sie die E-Mail auch verschickt haben. 

Sollen die Empfänger keine Kenntnis darüber erhalten, wer die E-Mail ebenfalls erhalten hat, tragen Sie weitere Empfänger in das Feld "Blindkopie" oder "Bcc" ein. Manche E-Mail Programme informieren jedoch darüber, dass die E-Mail an weitere nicht angezeigte Empfänger versendet wurde.

2. Betreff der E-Mail

Damit der Empfänger der E-Mail sofort weiß, um welches Thema es in der E-Mail geht, tragen Sie das Thema wie in einem Geschäftsbrief auch bei einer E-Mail ins Feld "Betreff" ein. Formulieren Sie das Thema kurz und aussagekräftig.

3. Bewusst, sachlich, informativ

Eine E-Mail soll wie ein Geschäftsbrief in erster Linie informieren. Das schnelle Medium und die Möglichkeit der Funktion "Antworten" verleitet allzu oft dazu, in Erwiderung auf eine Reklamation oder eines persönlichen Angriffs schnell und im Affekt zu antworten. Das schadet in den allermeisten Fällen nur Ihnen selbst, zumal es oft sinnlose Diskussionen mit gegenseitigen Beleidigungen eröffnet. Auch wenn Sie Ihre Antwort auf eine Reklamation in einer E-Mail verpacken, bleiben Sie bewusst, sachlich und informativ und vermeiden Sie unbedingt persönliche Angriffe.

4. Anrede, Form, Gruß in der E-Mail

Auch bei einer E-Mail gelten die grundlegenden Regeln über Geschäftsbriefe, Rechtschreibung und Grammatik. Ein Geschäftsbrief beginnt immer mit einer Anrede und endet mit einem Gruß. Das gilt auch für den Geschäftsbrief per E-Mail. Geben Sie Ihren üblichen und bei Ihren Kunden bekannten Stil nicht auf, nur weil Sie "mal schnell" eine E-Mail schreiben wollen. Die deutsche Rechtsschreibung und Grammatik gilt uneingeschränkt auch bei E-Mails. Seien Sie mit Abkürzungen und Smileys sparsam und verwenden Sie diese wirklich nur dann, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger diese auch versteht.

5. Technische Anmerkungen zur E-Mail

Üblicherweise enthält eine E-Mail am Ende einen Textbaustein, der den Gruß, den Namen und weitere Angaben zum Absender erhält. Eine unverschlüsselte E-Mail kann von vielen mitgelesen werden. Vertrauliche Informationen sollten daher nicht per E-Mail versendet werden, es sei denn, dass diese verschlüsselt übertragen werden. Wenn Sie sich nicht sicher sind über die technischen Gegebenheiten des Empfängers, verwenden Sie kein HTML, keine Codierung und keine Schriftarten, die bei Ihrem Empfänger vielleicht nicht dargestellt werden können.


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