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Der Trend zum Outsourcing ist bei immer mehr deutschen Unternehmen zu beobachten und erfasst inzwischen auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Der Kosten- und Leistungsdruck wird durch die Konkurrenz aus dem Ausland immer deutlicher sichtbar und führt eben dazu, dass sich deutsche Unternehmen immer stärker auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren. Administrative Aufgaben wie Telefon, Büroservice und Datenverarbeitung werden an externe Dienstleister vergeben. Doch welche Vorteile und Nachteile können sich durch Outsourcing ergeben und welche Risiken sind beim Outsourcing zu berücksichtigen?

1. Begriff Outsourcing

Beim Outsourcing geht es ganz allgemein gesprochen darum, aus Fixkosten für bestimmte Bereiche im Unternehmen variable Kosten zu gestalten, die idealerweise nur dann anfallen, wenn der Service benötigt wird. Ganz deutlich lässt sich dies beispielsweise am Telefonservice oder beim Büroservice erkennen. Kosten fallen hier nur dann an, wenn der Service tatsächlich in Anspruch genommen wird, während eigenes Personal hierfür nicht mehr vorgehalten werden muss. Eine fest angestellte Sekretärin muss jeden Monat bezahlt werden, unabhängig von der Zahl der eingehenden Anrufe oder der zu erledigenden Büroarbeiten.

Der Begriff Outsourcing ist eine Kombination der englischen Wörter „outside“ und „Resource“, was so viel bedeutet wie eine Resource außerhalb zu nutzen. Beim Outsourcing geht es also um die Nutzung von Resourcen außerhalb des Unternehmens. Während Outsourcing in anglo-amerikanischen Ländern schon sehr weit verbreitet ist, nimmt dieser Trend bei uns gerade erst Fahrt auf, ist aber bei großen Unternehmen schon sehr oft anzutreffen.

2. Auslöser für Outsourcing

Die Auslöser für eine Entscheidung zum Outsourcing bestimmter Unternehmensteile sind sehr unterschiedlich, können jedoch in folgende Gruppen eingeteilt werden:

  • Kosteneinsparung,
  • Qualitätssteigerung,
  • Unternehmensgröße,
  • Strategische Entscheidungen.

Der Druck zur Kosteneinsparung betrifft insbesondere die Unternehmensteile, die mit Verwaltung und Organisation zu tun haben: Telefonservice, Büroservice, Rechnungswesen, Buchhaltung oder EDV. Häufig ist mit Outsourcing auch der Wunsch zur Qualitätssteigerung verbunden, indem man sich externes Fachwissen einkauft. Die Unternehmensgröße ist gerade bei Existenzgründern und kleinen Unternehmen häufig die Ursache dafür, dass bestimmte Aufgabenbereiche auf externe Dienstleister übertragen werden. Auch hier ist häufig die Auslagerung von Büroarbeiten, Telefon, Sekretariat und Buchführung zu beobachten. Strategisches Outsourcing spielt vor allem bei großen Unternehmen eine Rolle und soll daher hier nicht weiter verfolgt werden.

3. Vorteile des Outsourcing

Die Vorteile des Outsourcing liegen auf der Hand:

  • Einsparung von Kosten in der Verwaltung,
  • Erschließung von Spezial- und Fachwissen durch externe Dienstleister,
  • Höhere Flexibilität im eigenen Unternehmen,
  • Transparenz der Kosten.

4. Nachteile des Outsourcing

Outsourcing sollte wohl überlegt sein, da es nicht nur mit Vorteilen verbunden ist. Die Risiken beim Outsourcing betreffen in erster Linie folgende Punkte:

  • Mangelhafte Leistungserbringung durch externe Dienstleister,
  • Fehlende oder ungeeignete Bindeglieder zwischen Unternehmen und externem Dienstleister,
  • Abhängigkeit von dem ausgewählten Anbieter,
  • Verlust des Know-How im eigenen Unternehmen.

5. Was ist beim Outsourcing zu beachten?

Grundsätzlich eignen sich nahezu alle Unternehmensbereiche für Outsourcing. Besonders prädestiniert für Outsourcing sind jedoch die Unternehmensbereiche, in denen keine hochwertige produktive Tätigkeit für das Unternehmen geschaffen werden. Dies sind insbesondere verwaltende und organsatorische Einheiten im Unternehmen, wie z.B. Sekretariat mit Büroservice, Buchführung und Rechnungswesen, Datenverarbeitung, Kundendienst und Telefonservice.

Grundlage für das Outsourcing ist ein Outsourcing-Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem externen Dienstleister, der eine Menge Rechtsgebiete berührt und daher sorgfältig zu gestalten ist. Auch der Datenschutz und die Datensicherheit sollten eine übergeordnete Rolle spielen. Dies gilt auch und insbesondere bei der Vergabe von Aufgaben ins Ausland. Vergibt ein Unternehmen beispielsweise die Buchführung ins Ausland, müssen dennoch die deutschen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung beachtet werden.

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