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Seit einigen Jahren ist die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung für die Lieferung eines Gegenstands oder für die Erbringung einer Dienstleistung eine Wissenschaft für sich, da sich der Gesetzgeber immer neue Anforderungen an den Inhalt einer Rechnung einfallen lassen hat. Gerade für Existenzgründer und junge Unternehmen ist es zu Beginn schwierig, sich im Dschungel der Einzelvorschriften zurecht zu finden. Da Rechnungen zudem in die Kategorie „Geschäftsbriefe“ fallen, müssen auch die hierzu bestehenden Regelungen beachtet werden.

Die erste grundlegende Verschärfung der gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfolgte zum 1.1.2004, wobei eine sechsmonatige Übergangsfrist bis zum 1.7.2004 gewährt wurde. Inzwischen haben die meisten Unternehmer und Geschäftsführer die neuen Regelungen verinnerlicht und achten auch darauf, daß diese in den Rechnungen enthalten sind, da der Vorsteuerabzug hiervon abhängig ist.

Unklarheiten und Streitigkeiten lassen sich daher von Anfang an vermeiden, wenn eine Rechnung die folgenden gem. § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers;
  • Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers;
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) des leistenden Unternehmers;
  • Ausstellungsdatum der Rechnung;
  • fortlaufende und einmalig vergebene Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung;
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (ggf. den Zeitpunkt der Vereinnahmung einer An- oder Vorschußzahlung, soweit bekannt);
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und ggf. Steuerbefreiungen;
  • im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, insbesondere Skonto, Rabatt;
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag bzw. im Falle der Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis.

Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück muß der leistende Unternehmen zusätzlich den Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 1.8.2004) in die Rechnung aufnehmen.

Die häufigsten Fehler sind in der Praxis zu beobachten, wenn es um die Endabrechnung eines Projekts unter Berücksichtigen bereits erhaltenen Anzahlungen geht, insbesondere bei Baufirmen, Handwerkern oder Freiberuflern. Zu diesem und zu den zahlreichen anderen Sonderthemen rund um die korrekte Rechnung und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen verweise ich gerne auf Lexware-Blog unter die-fakturierung.de, wo Unternehmer, Freiberufler und Geschäftsführer viele weitere Informationen zum Thema Fakturierung finden.

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