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„Theorie meets Praxis“ könnte man bei den Verbesserungen bezüglich den elektronisch übermittelten Rechnungen sagen. Immer mehr große und kleine Unternehmen sind in den vergangenen Monaten dazu übergegangen, ihre Rechnungen nur noch online zu versenden, sei es mit oder ohne elektronischer Signatur. In der Theorie hatte der Rechnungsempfänger zwar nur dann ein Recht zum Vorsteuerabzug aus der Rechnung, wenn die auf elektronischem Weg übermittelte Rechnung, meistens im PDF-Format, gem. § 14 Abs. 3 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur enthält.

Die Praxis sah jedoch komplett anders aus, insbesondere bei kleineren Unternehmen, die entweder aus Unwissenheit oder mangels finanzieller Ausstattung nicht willens waren, die Kosten für eine „elektronische Signatur“ aufzubringen. Dem hat der Gesetzgeber mit Wirkung ab 01.07.2011 nun endlich ein Ende bereitet und Papierrechnungen den elektronisch übermittelten Rechnungen gleichgestellt. Hierunter fallen Rechnungen, die per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, per Computer-Telefax oder Fax-Server oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden.

Achtung: Rechnungen per Normal-Fax fallen nicht darunter.

Deutschland macht damit von der Ausnahmeregelung in Artikel 233 Abs. 1 Satz 2 der EU-Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie Gebrauch, die es den Mitgliedstaaten erlaubt, auch elektronische Rechnungen anzuerkennen, die nicht über eine elektronische Signatur verfügen.

Im übrigen muss der Rechnungsempfänger jedoch weiterhin darauf achten, dass in der Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen enthalten sind, die seit 1.7.2004 für alle Unternehmer verbindlich sind:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum der Rechnung,
  • Fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der Leistung,
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen,
  • Im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern diese nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, z. B. Skonto, Rabatt,
  • Bei Lieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück der Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht (ab 1.8.2004),
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung; seit dem 19.12.2006 ist die Angabe in jedem Falle zwingend, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum besteht,
  • Bei einer Rechnung über An- oder Vorauszahlungen ist eine Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts nur dann erforderlich, wenn der Tag der Vereinnahmung bei der Ausstellung der Rechnung bekannt ist und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.

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