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Das Fahrtenbuch ist immer wieder Gegenstand einer Betriebsprüfung und nachfolgenden Auseinandersetzung mit dem Finanzamt wegen dessen Ordnungsmäßigkeit. Nichts ist ärgerlicher als ein jahrelang geführtes Fahrtenbuch, das wegen „ein paar fehlerhafter oder fehlender Eintragungen“ vom Finanzamt nicht anerkannt wird mit der Konsequenz, dass die 1%- Regelung wieder zur Anwendung kommt. Das kann vor allem bei sehr hochwertigen Fahrzeugen und bei längst abgeschriebenen Fahrzeugen sogar teuer werden. Betriebsprüfer richten jedoch regelmäßig ein besonderes Augenmerk auf die ordnungsgemäße Besteuerung eines gemischt genutzten Fahrzeugs (Betriebs- oder Geschäftswagen), insbesondere bei Vorliegen eines Fahrtenbuchs.

In einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch müssen zu den betrieblichen Fahrten zwingend folgende Angaben enthalten sein:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen betrieblichen Auswärtstätigkeit,
  • Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  • Zweck der betrieblichen Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner bzw. Kunden.

Das Finanzamt achtet peinlichst genau auf die Einhaltung dieser Vorgaben und nimmt auch Verprobungen mit Tankbelegen, Bußgeldern wegen Falschparken, Reparaturrechnungen, TÜV Bescheinigungen usw. vor. Leider wird die „strenge Handhabung“ der Finanzverwaltung hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs von der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs gestützt. Dies sind die wesentlichen Aussagen des Bundesfinanzhofs zum Fahrtenbuch:

Die Eintragungen im Fahrtenbuch müssen

  • insgesamt plausibel sein und eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und
  • mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein.

Inhaltliche Unregelmäßigkeiten und Fehler (abgesehen von kleineren Mängeln) können die Richtigkeit der Kilometerangaben insgesamt in Frage stellen.

Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Nachträgliche Veränderungen müssen ausgeschlossen sein. Lose Zettel, Textverarbeitung und Excel führen daher automatisch zur Abweisung des Fahrtenbuchs. Ebenso Programme, bei denen manuelle Eingaben nachträglich verändert werden können.

Bei Privatfahrten sind jeweils Kilometerangaben und bei Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.

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