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Die Reisekostenabrechnung ist für viele Geschäftsführer und leitende Angestellte unangenehm und wird daher oft auf die lange Bank geschoben. Kaum hat man sich an bestimmte Abläufe und Abrechnungsgrößen gewöhnt, bringen Gesetzesänderungen im Steuerrecht schon wieder Unsicherheiten ins Spiel. Dabei sollte die Abrechnung der Reisekosten im Interesse aller Beteiligten – Selbständige, Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Finanzamt – eigentlich so einfach, schnell und unkompliziert wie möglich sein. Theorie und Praxis liegen bei der Reisekostenabrechnung jedoch meist weit auseinander.

Reisekosten sind alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit einer beruflich oder betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit stehen und daher als Werbungskosten (oder als Betriebsausgaben bei Selbstständigen ) abziehbar sind. Zu den klassischen Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungen sowie Verpflegungsmehraufwand. Seit 2008 sind Reisekosten (mit Ausnahme des Verpflegungsmehraufwands) für die gesamte Dauer der Auswärtstätigkeit abzugsfähig und nicht mehr auf drei Monate begrenzt. Üblicherweise erfolgt eine beruflich oder betrieblich veranlasste Dienstreise nach folgender Reihenfolge. Zunächst wird die Dienstreise (z.B. Kundentermine außer Haus, Fortbildungsveranstaltungen, Messen) beim Arbeitgeber beantragt, entweder mittels einem unternehmenseigenen oder mit einer selbst erstellten Vorlage, sei es mit oder ohne Antrag auf Kostenerstattung. Während der Dienstreise heißt es dann Belege sammeln, die zusammen mit der Reisekostenabrechnung und dem Original des genehmigten Antrags beim Chef oder bei der zuständigen Abteilung eingereicht werden, soweit eine Erstattung der Kosten vereinbart ist. In vielen Unternehmen gilt eine sog. Ausschlußfrist, innerhalb derer die Reisekostenabrechnung eingereicht sein muss, wenn man auf die Erstattung der Reisekosten nicht verzichten will. Soweit die entstandenen Reisekosten nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe erstattet werden, können diese im Rahmen der Einkommensteuererklärung auf der Anlage N als Werbungskosten geltend gemacht werden. Auch hier gibt es jedoch wieder Ausnahmen.

Früher hat man noch unterschieden zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit. Seit dem 01.01.2008 wurde das Reisekostenrecht insoweit vereinfacht, als es seitdem nur noch den Begriff „beruflich (oder betrieblich) veranlasste Auswärtstätigkeit“ gibt. Dessen ungeachtet ist das Reisekostenrecht nach wie vor ein Dschungel mit Vorschriften und Ausnahmen für jeden Einzelfall, die von einem Laien kaum zu überblicken sind. Während der Arbeitnehmer bei falschen Reisekostenabrechnungen eine Abmahnung wegen fehlerhaften Reisekostenabrechnungen riskiert, muss der Arbeitgeber nichts desto trotz jede Abrechnung daraufhin überprüfen, ob die Voraussetzungen (insbesondere Formalien und Belege) für eine steuerfreie Erstattung der Reisekosten gegeben sind. Schon bei kleineren Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern kann da ein gewaltiger Umfang an Reisekostenabrechnungen zusammen kommen, ganz zu schweigen von dem Verwaltungsaufwand drumherum. In der Praxis sieht man da oft Excel-Listen, manuelle Erfassung der Belege, Prüfung der Abrechnungen anhand von gekauften oder selbst erstellten Checklisten, Umrechnen der Währungen und nach vielen Wochen eine Barauszahlung der Summe X an den Mitarbeiter.

Das Freiburger Software-Unternehmen HRworks GmbH hat im Internet ein Portal entwickelt, das sowohl den Unternehmen als auch den „reiselustigen“ Mitarbeitern eine Menge Arbeit im Zusammenhang mit den Reisekosten-Abrechnungen abnimmt und darüber hinaus an zentraler Stelle dafür sorgt, dass auch das deutsche Steuerrecht immer aktuell berücksichtigt wird, z.B. die richtigen Auslandspauschalen oder Verpflegungspauschalen angewendet werden. Der Schwerpunkt des Online-Portals von HRworks liegt bei der Reisekostenabrechnung, stellt aber auch Software für Urlaubsverwaltung und Arbeitsmittelverwaltung bereit. Der große Vorteil einer solchen internetbasierten Anwendung nach dem Prinzip Software as a Service (SaaS) besteht für den Mitarbeiter darin, dass er zu jeder Zeit schon während der Dienstreise seine Reisekostenabrechnung erstellen kann und immer Zugriff auf den Status seiner Reisekostenabrechnung besitzt. Arbeitgeber können die erfassten Daten online prüfen und genehmigen und über Schnittstellen werden die aufbereiteten Daten an die Buchhaltung des Unternehmens weitergeleitet, so dass auch die Erstattung der Reisekosten zügig veranlasst werden kann.

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