Geschäftsbriefe im Unternehmen

11. April 2010

Die Regeln für den Aufbau und das Layout eines Geschäftsbriefs sind in Deutschland (DIN 676, DIN 5008) und Österreich (ÖNORM A 1080) sehr genau definiert. Das gleiche gilt für die Angaben zum Unternehmen, die in einem Geschäftsbrief zwingend erscheinen müssen. Der Geschäftsbrief ist das A & O der Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern und sollte daher nicht vernachlässigt werden. In diesem Sinne ist der Geschäftsbrief sozusagen das schriftliche Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen.

Der Umfang der notwendigen Unternehmensangaben in einem Geschäftsbrief ist in erster Linie abhängig von der Rechtsform des Unternehmens, wobei es für jede Rechtsform gesetzliche Regelungen gelten, welche Informationen zum Unternehmen in einem Geschäftsbrief enthalten sein müssen. Geschäftspartner sollen schon zu Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens informiert werden. Hierzu gehört in jedem Fall die Angabe der Rechtsform, der Nummer im Handelsregister und die Angaben zur Vertretung. Gesetzliche Grundlage ist das das Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (= EHUG), das die gesetzlichen Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief neu geregelt hat.

Für einzelne Rechtsformen habe ich einen Muster-Geschäftsbrief veröffentlicht:

Das Layout eines Geschäftsbriefs und die Form folgt ebenfalls förmlichen Regeln, die in den DIN 5008 und 676 geregelt sind und mit denen sich jeder Unternehmer zu Beginn seines Schaffens auseinandersetzen sollte. Im übrigen habe ich ein gesetzlichen Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief erstellt, das als Einstieg sicherlich geeignet ist und die Basics abdeckt.

Es gibt immer wieder Beispiele, wo man sich fragt, was der Absender mit seinem Brief eigentlich ausdrücken will. Um dies zu vermeiden, steht an erster Stelle eine bewusste Auseinandersetzung mit dem Sinn und Zweck des Geschäftsbriefs, den man schreiben will. Wer weiß, warum er was an wen schreibt und dabei auch sogleich die wahrscheinliche Reaktion des Empfängers bedenkt, hat schon eine Menge Vorarbeit geleistet. Dann heißt es nur noch, die relevanten Informationen vollständig und prägnant zu verfassen und der perfekte Geschäftsbrief ist fertig.

Zu beachten ist, dass auch eine E-Mail als Geschäftsbrief gilt und daher alle Regeln für Geschäftsbriefe auch für die elektronische Post per E-Mail anwendbar sind, insbesondere die Pflichtangaben zum Unternehmen. Die Vorteile einer E-Mail liegen auf der Hand und müssen hier nicht gesondert dargestellt werden. Nichts desto trotz genießt eine E-Mail nur sehr eingeschränkte Beweiskraft und ist daher nicht für alle Fälle geeignet.

P.S.

Ein P.S. hat in einem Geschäftsbrief nichts verloren.

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